Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: Ottobre 2026.

La presente Informativa sulla Privacy descrive le modalità, l’ambito e le finalità del trattamento dei dati personali raccolti attraverso il sito web routine.solutions, l’invio di moduli di contatto o registrazione, e l’utilizzo del portale clienti e dei relativi servizi di automazione con agenti IA. Trattiamo i dati personali nel pieno rispetto del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR – Regolamento UE 2016/679) e della normativa nazionale applicabile (TDDDG).

1. Titolare del Trattamento e Contatti

Il Titolare del Trattamento ai sensi dell’art. 4 n. 7 GDPR è:

YAR Axiom GmbH
Siedlungsstr. 5
82538 Geretsried
Germania
Registro delle Imprese: Pretura di Monaco di Baviera (Amtsgericht München), HRB 264120
Amministratrice delegata (Geschäftsführerin): Dr. Mahya Karbalaii
E-mail: hello@routine.solutions
Sito web: https://routine.solutions

2. Principi Generali, Basi Giuridiche e Sicurezza dei Dati

Trattiamo i dati personali esclusivamente in presenza di una valida base giuridica prevista dal GDPR:

  • Art. 6(1)(a) GDPR (Consenso): Qualora abbiate rilasciato espresso consenso per specifiche operazioni di trattamento (es. preferenze cookie facoltative).
  • Art. 6(1)(b) GDPR (Esecuzione del Contratto e Misure Precontrattuali): Per rispondere a richieste di contatto, eseguire l’onboarding, gestire l’account cliente ed erogare i servizi di automazione IA concordati.
  • Art. 6(1)(c) GDPR (Obblighi Legali): Per adempiere a doveri di conservazione contabile, fiscale e civilistica.
  • Art. 6(1)(f) GDPR (Legittimo Interesse): Per garantire la sicurezza informatica, la stabilità tecnica della piattaforma, la prevenzione di frodi e il miglioramento continuo dei servizi.

Misure Tecniche e Organizzative (TOMs): Adottiamo crittografia end-to-end TLS/HTTPS, firewall avanzati, autenticazione protetta e cifratura crittografica secretbox (libsodium / AES-256) per le credenziali aziendali custodite.

3. Raccolta Dati sul Nostro Sito Web

3.1 File di Log del Server e Hosting

Durante la navigazione sul sito, i server e la rete di distribuzione (Cloudflare) registrano automaticamente informazioni tecniche di connessione: indirizzo IP, data e ora della richiesta, fuso orario, risorsa o URL richiesto, codice di stato HTTP, volume di dati scambiato, URL di provenienza (referrer) e versione del browser/sistema operativo. Il trattamento è indispensabile per la corretta erogazione delle pagine web e per la sicurezza delle infrastrutture (Base giuridica: Art. 6(1)(f) GDPR). I log sono cancellati o anonimizzati entro 14 giorni.

3.2 Moduli di Contatto e Registrazione

Quando compilate un modulo di contatto o registrazione, raccogliamo i dati inseriti (nome e cognome, indirizzo email, numero di telefono, nome dell’azienda, dimensioni del team, sede e messaggio descrittivo). I dati sono trattati esclusivamente per rispondere alla richiesta e avviare la collaborazione (Base giuridica: Art. 6(1)(b) e Art. 6(1)(f) GDPR).

4. Portale Clienti, Esecuzione delle Attività e Flussi degli Agenti

Per i clienti aziendali registrati, avvengono trattamenti specifici connessi all’esecuzione dei servizi:

  • Account e Profilo Cliente: Memorizzazione di credenziali di accesso, denominazione sociale, servizi attivati, preferenze linguistiche e cronologia attività nel portale (Art. 6(1)(b) GDPR).
  • Vault Cifrato delle Credenziali: Per consentire agli Agenti di elaborare flussi di lavoro (es. lettura posta o predisposizione bozze), il Cliente inserisce le proprie credenziali tramite il portale. Tali dati sono conservati con forte cifratura lato server e decifrati temporaneamente solo durante l’esecuzione del compito autorizzato.
  • Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA): Per l’elaborazione di email, documenti o fatture per conto del Cliente, routine.solutions agisce in qualità di Responsabile del Trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. Il DPA è parte vincolante di ogni accordo contrattuale.
  • Bot Telegram e Comunicazioni: In caso di collegamento del bot Telegram per notifiche e chat, trattiamo il Telegram chat ID. I messaggi vocali vengono trascritti e il file audio cancellato immediatamente dopo la trascrizione.
  • Registro delle Conferme (Audit Trail): Le approvazioni rilasciate dal Cliente sono conservate in forma inalterabile a fini probatori e di conformità (conservazione per la durata contrattuale più 3 anni ex § 195 BGB).

5. Cookie, Memoria Locale e Preferenze Cookie

Il nostro sito web utilizza cookie e memorie locali del browser (Local Storage).

5.1 Cookie e Memorizzazioni Strettamente Necessari

Questi elementi sono indispensabili per il corretto funzionamento, la sicurezza e la selezione della lingua sul sito e non richiedono consenso preventivo (§ 25 comma 2 TDDDG e Art. 6(1)(f) GDPR):

  • rco_language (Cookie): Memorizza la preferenza linguistica scelta (Italiano, Inglese, Tedesco). Durata: 365 giorni.
  • rco_cookie_consent_v1 (Local Storage & Cookie): Registra la vostra scelta nel banner cookie per evitare la riproposizione continua. Durata: 365 giorni.
  • wordpress_logged_in_* / wordpress_sec_* (Session Cookies): Necessari per l’autenticazione sicura dell’utente loggato nel portale. Durata: sessione / 14 giorni.

5.2 Nessun Tracciamento Invasivo di Terze Parti

Non utilizziamo reti pubblicitarie invasive, pixel di profilazione comportamentale o cookie di terze parti per finalità di marketing. Eventuali strumenti di performance od ottimizzazione vengono attivati unicamente previo vostro consenso esplicito (Art. 6(1)(a) GDPR).

5.3 Gestione delle Preferenze Cookie

Potete verificare o modificare in qualsiasi momento le vostre preferenze sui cookie cliccando sul link “Impostazioni cookie” nel piè di pagina del sito, oppure gestendo i cookie direttamente dalle impostazioni del vostro browser.

6. Sub-responsabili e Servizi Terzi

Ci avvaliamo di fornitori aziendali selezionati per garantire la qualità e la sicurezza dei servizi:

  • Cloudflare Inc. (USA / UE): CDN, certificati SSL, protezione da attacchi DDoS. Conforme agli artt. 44 ss. GDPR tramite Clausole Contrattuali Standard (SCC).
  • Anthropic PBC (USA): Fornitore di modelli linguistici avanzati (LLM) per il ragionamento degli Agenti. Gli accordi aziendali stipulati vietano ad Anthropic di conservare i dati inviati tramite API e di utilizzarli per l’addestramento dei modelli. Trasferimenti protetti da Clausole Contrattuali Standard.
  • Telegram FZ-LLC: Utilizzato solo in caso di volontario collegamento del bot di notifica da parte del cliente.
  • Fornitori di Hosting UE: Server e database sono ospitati in datacenter europei certificati ISO 27001.

7. Tempi di Conservazione e Cancellazione

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità perseguite o prescritto da norme di legge (es. 6-10 anni per documentazione contabile e fiscale):

  • Richieste di contatto generiche: cancellate dopo 6 mesi.
  • Log di interazione nel portale: durata contrattuale più 12 mesi.
  • Registro di Conferma: durata contrattuale più 3 anni (§ 195 BGB).
  • Credenziali cifrate: eliminate definitivamente dal vault alla disconnessione o fine contratto.

8. Diritti dell’Interessato

Ai sensi del GDPR, avete i seguenti diritti legali:

  • Diritto di Accesso (Art. 15 GDPR): Ottenere la conferma che sia in corso un trattamento di dati personali e informazioni relative.
  • Diritto di Rettifica (Art. 16 GDPR): Ottenere la correzione tempestiva dei dati inesatti.
  • Diritto alla Cancellazione (“Diritto all’Oblio”, Art. 17 GDPR): Richiedere la cancellazione dei dati, nei limiti previsti dalla legge.
  • Diritto di Limitazione del Trattamento (Art. 18 GDPR): Ottenere la limitazione del trattamento in specifici casi.
  • Diritto alla Portabilità dei Dati (Art. 20 GDPR): Ricevere i dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.
  • Diritto di Opposizione (Art. 21 GDPR): Opporsi in qualsiasi momento al trattamento basato sull’art. 6(1)(f) GDPR per motivi connessi alla propria situazione particolare.
  • Diritto di Revoca del Consenso (Art. 7(3) GDPR): Revocare il consenso espresso in precedenza con effetto per il futuro.

Per esercitare i vostri diritti, potete contattarci all’indirizzo: hello@routine.solutions.

9. Diritto di Reclamo all’Autorità di Controllo

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, avete il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo della protezione dei dati ai sensi dell’art. 77 GDPR. L’autorità competente per YAR Axiom GmbH è:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach, Germania
Sito web: https://www.lda.bayern.de

10. Modifiche alla Presente Informativa

Ci riserviamo il diritto di aggiornare la presente Informativa per adeguarla all’evoluzione normativa o tecnica dei nostri servizi. Fa fede la versione pubblicata su questa pagina.