Ultimo aggiornamento: Ottobre 2026. La presente è la versione italiana delle condizioni contrattuali di routine.solutions / YAR Axiom GmbH. In caso di discrepanze tra le traduzioni, prevale la versione originale inglese, salvo diversamente previsto da norme inderogabili.

I presenti Termini e Condizioni Generali (“Termini”, “Condizioni”) disciplinano l’accesso e l’utilizzo della piattaforma routine.solutions, degli agenti di automazione IA personalizzati, delle pipeline di orchestrazione e dei relativi servizi forniti da YAR Axiom GmbH (“routine.solutions”, “Fornitore”, “noi”) ai clienti aziendali e professionali (“Cliente”, “voi”). Si applicano congiuntamente all’Accordo per il Trattamento dei Dati (DPA) ai sensi dell’art. 28 GDPR, che costituisce parte integrante e vincolante di ogni contratto cliente.

1. Ambito di applicazione, Dati societari ed Esclusività B2B

1.1 Dati del Fornitore. Il servizio è gestito da:

YAR Axiom GmbH
Siedlungsstr. 5, 82538 Geretsried, Germania
Registro delle Imprese: Pretura di Monaco di Baviera (Amtsgericht München), HRB 264120
Sede legale (Sitz der Gesellschaft): Geretsried
Amministratrice delegata (Geschäftsführerin): Dr. Mahya Karbalaii
Partita IVA UE (USt-IdNr.): DE341239675 | Codice Fiscale tedesco (Steuernummer): 139/137/30660
Contatti: hello@routine.solutions

1.2 Clienti esclusivamente aziendali (B2B). La piattaforma e i servizi sono offerti esclusivamente a imprese, professionisti, lavoratori autonomi e persone giuridiche che agiscono nell’esercizio della propria attività commerciale o professionale ai sensi del § 14 BGB. Non vengono conclusi contratti con consumatori (§ 13 BGB). Con la registrazione o l’utilizzo del servizio, il Cliente dichiara e garantisce di agire esclusivamente per scopi professionali/aziendali.

1.3 Componenti contrattuali e Ordine di prevalenza. Il rapporto contrattuale comprende: (a) l’accordo individuale o conferma d’ordine, (b) i presenti Termini, (c) l’Accordo per il Trattamento dei Dati (DPA) ex art. 28 GDPR, e (d) il modello di configurazione di onboarding. In caso di contrasto, prevale l’accordo individuale, seguito dal DPA per gli aspetti privacy e dai presenti Termini.

1.4 Esclusione delle condizioni del Cliente. Le condizioni generali del Cliente non trovano applicazione e sono espressamente respinte, salvo nostra preventiva approvazione per iscritto o in forma testuale.

2. Definizioni

• Piattaforma: L’applicazione web, il portale clienti, le API, i bot Telegram, le pipeline di orchestrazione e le infrastrutture gestite da routine.solutions attraverso cui il Cliente configura, avvia e gestisce i propri Agenti.
• Agente: Un agente software basato su intelligenza artificiale, configurato su misura per il Cliente, che esegue attività automatizzate per conto del Cliente interagendo anche con i Sistemi del Cliente.
• Attività (Task): Un’unità operativa automatizzata avviata dal Cliente o da trigger di sistema (es. bozze email, elaborazione documenti, estrazione dati, sincronizzazione record).
• Conferma (Confirmation): L’approvazione esplicita rilasciata da un referente autorizzato del Cliente prima dell’esecuzione tecnica di un’azione proposta dall’Agente.
• Sistemi del Cliente: Caselle di posta, software gestionali, CRM, archivi cloud o account di terzi a cui il Cliente autorizza l’accesso degli Agenti.
• Archivio Condiviso: Lo spazio cloud sicuro e isolato predisposto da routine.solutions per file, allegati ed elaborati del Cliente.
• Registro di Conferma (Confirmation Audit Trail): Il registro immutabile e protetto che documenta le richieste di autorizzazione e le risposte fornite dal Cliente.

3. Descrizione del Servizio e Operatività

3.1 Automazione con agenti su misura. routine.solutions progetta, ospita e gestisce agenti di automazione IA adattati ai processi specifici del Cliente, facilitando compiti ripetitivi e flussi documentali.

3.2 Nessuna consulenza professionale regolamentata. Gli Agenti sono strumenti tecnologici di supporto operativo. In nessun caso gli Agenti o la Piattaforma erogano consulenza legale, fiscale, contabile, finanziaria, medica o regolamentata. Il Cliente è l’unico responsabile della verifica di conformità legale e operativa dei risultati.

3.3 Disponibilità e Manutenzione. Perseguiamo un’elevata disponibilità del servizio, senza tuttavia garantire un funzionamento ininterrotto o privo di errori. Le interruzioni per manutenzione programmata o aggiornamenti critici di sicurezza non costituiscono inadempimento.

4. Modello di Conferma e Autonomia Graduata

4.1 Controllo umano predefinito (Human-in-the-Loop). Per garantire massima sicurezza, gli Agenti operano normalmente con richiesta di autorizzazione preventiva. Prima di eseguire azioni rilevanti, modifiche di record o invio di comunicazioni verso l’esterno, l’Agente sottopone una bozza al Cliente per Conferma.

4.2 Valore vincolante della Conferma. La Conferma rilasciata da una persona autorizzata via portale, Telegram o API costituisce un’istruzione definitiva e vincolante per routine.solutions.

4.3 Esonero di responsabilità per azioni confermate. Il Cliente è tenuto a verificare l’esattezza, la completezza e la correttezza della proposta prima di confermarla. routine.solutions è esonerata da ogni responsabilità per danni derivanti da azioni eseguite in conformità alla Conferma esplicita del Cliente, salvo dolo o colpa grave nell’esecuzione tecnica dell’istruzione.

4.4 Autonomia graduata. Previo accordo e dopo una fase di calibrazione, determinate categorie di attività a basso rischio possono essere eseguite con autonomia ampliata. I relativi parametri possono essere revocati dal Cliente in qualsiasi momento.

4.5 Registro probatorio. Le richieste e le autorizzazioni di Conferma sono registrate in modo inalterabile con timestamp e identificativo utente a fini probatori e di conformità.

5. Specificità e Limiti dell’Intelligenza Artificiale

5.1 Natura probabilistica dell’IA generativa. I flussi impiegano modelli linguistici avanzati (LLM) forniti da terzi (quali Anthropic PBC). I modelli generativi operano su base statistica-probabilistica. Nonostante rigorosi filtri di controllo e istruzioni anti-fabbricazione, gli output generati possono contenere errori, omissioni, allucinazioni o interpretazioni contestuali imprecise.

5.2 Obbligo di verifica a carico del Cliente. Il Cliente ha l’obbligo di verificare criticamente bozze, cifre e dati generati prima di farne uso commerciale o trasmetterli a terzi.

5.3 Messaggi vocali. I file audio ricevuti tramite Telegram vengono trascritti e cancellati immediatamente dopo la trascrizione. Fa fede unicamente la trascrizione testuale confermata.

6. Obblighi del Cliente, Credenziali e Manleva

6.1 Collaborazione e Contesto. Il Cliente fornisce tempestivamente informazioni aziendali veritiere, complete e aggiornate necessarie per il funzionamento degli Agenti.

6.2 Referenti autorizzati. Il Cliente designa i referenti autorizzati a impartire istruzioni e approvare le Conferme e aggiorna tempestivamente tale elenco.

6.3 Sicurezza delle credenziali. Il Cliente inserisce le credenziali per i Sistemi del Cliente tramite il portale sicuro, garantisce di averne pieno diritto e segnala senza ritardo qualsiasi compromissione.

6.4 Garanzie sui dati. Il Cliente garantisce che tutti i dati, documenti e contenuti forniti sono trattati in conformità al GDPR e alle norme sul diritto d’autore e segreto commerciale, disponendo di idonea base giuridica e consensi.

6.5 Manleva (Indennizzo). Il Cliente manleva e tiene indenne YAR Axiom GmbH, i suoi amministratori e collaboratori da qualsiasi pretesa di terzi, sanzione amministrativa, danno, spesa legale e costo derivante da (a) violazione dei presenti Termini o garanzie, (b) dati o contenuti illeciti forniti dal Cliente, (c) azioni eseguite su espressa Conferma del Cliente, o (d) istruzioni illecite impartite agli Agenti.

7. Protezione dei Dati, Sicurezza e Sub-responsabili

7.1 Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA). Per il trattamento di dati personali per conto del Cliente, routine.solutions opera come Responsabile del Trattamento ex art. 28 GDPR e il Cliente come Titolare del Trattamento. Le parti stipulano il relativo DPA prima dell’inizio delle attività.

7.2 Divieto di addestramento su modelli pubblici. I dati del Cliente NON vengono utilizzati per addestrare modelli linguistici pubblici o accessibili ad altri clienti. I nostri accordi con i fornitori dei modelli IA (tra cui Anthropic) vietano categoricamente l’uso dei dati API per l’addestramento.

7.3 Vault cifrato. Le credenziali dei sistemi collegati sono conservate cifrate a riposo (libsodium secretbox / AES-256) e decifrate unicamente nella memoria volatile durante l’esecuzione dell’attività autorizzata.

7.4 Sub-responsabili e Hosting. routine.solutions si avvale di primari fornitori di infrastruttura, sicurezza e inferenza IA (tra cui Cloudflare, Anthropic, datacenter UE). I trasferimenti extra SEE sono regolati da Clausole Contrattuali Standard (SCC) ex art. 46 GDPR.

7.5 Tempi di conservazione:

• Registro di Conferma: Durata contrattuale più tre (3) anni dalla fine dell’anno di riferimento (§ 195 BGB / Art. 5(1)(e) GDPR) a fini probatori.
• Log di interazione: Durata contrattuale più 12 mesi, poi cancellazione o anonimizzazione.
• Credenziali: Cancellate immediatamente dal vault alla disconnessione o al termine del contratto.
• File condivisi: Disponibili per l’esportazione per 30 giorni dopo la risoluzione contrattuale.

8. Proprietà Intellettuale e Licenze

8.1 Proprietà del Fornitore (Provider IP). YAR Axiom GmbH è e rimane l’unica titolare di tutti i diritti di proprietà intellettuale e industriale relativi alla Piattaforma, al framework degli agenti, al codice sorgente, all’architettura dei prompt, alla documentazione e al know-how. Nessun diritto di proprietà viene trasferito al Cliente.

8.2 Dati del Cliente. Il Cliente conserva ogni diritto e titolarità sui propri dati, documenti e contenuti (“Dati del Cliente”).

8.3 Licenza d’uso al Cliente. Previo pagamento dei corrispettivi, routine.solutions concede al Cliente una licenza non esclusiva, non trasferibile e non sublicenziabile per l’utilizzo della Piattaforma e degli elaborati generati per le proprie esigenze operative interne durante la durata contrattuale.

9. Corrispettivi, Termini di Pagamento e Sospensione

9.1 Corrispettivi. Il Cliente corrisponde i costi di configurazione, i canoni periodici e le tariffe a consumo previsti nell’accordo individuale.

9.2 Termini di pagamento. I prezzi si intendono al netto dell’IVA di legge. Le fatture sono emesse elettronicamente e pagabili entro 14 giorni dalla data di emissione, senza detrazioni.

9.3 Inadempimento e Sospensione. In caso di ritardo nei pagamenti maturano gli interessi di mora legali (§ 288 BGB). In caso di persistente inadempimento dopo formale sollecito, routine.solutions ha facoltà di sospendere l’accesso alla Piattaforma e l’operatività degli Agenti fino all’integrale saldo.

10. Limitazione di Responsabilità

10.1 Responsabilità illimitata. routine.solutions risponde senza limitazioni nei soli casi inderogabili di legge: (a) dolo (Vorsatz) o colpa grave (grobe Fahrlässigkeit); (b) danni alla vita, all’integrità fisica o alla salute; (c) responsabilità da prodotto difettoso (Produkthaftungsgesetz); e (d) garanzie espresse.

10.2 Colpa lieve (Obbligazioni essenziali). In caso di colpa lieve (leichte Fahrlässigkeit), la responsabilità è limitata alla sola violazione di obbligazioni contrattuali essenziali (Kardinalpflichten) ed è circoscritta al danno tipico e prevedibile al momento della conclusione del contratto.

10.3 Massimale complessivo di responsabilità (Liability Cap). Fatto salvo il punto 10.1, la responsabilità complessiva di YAR Axiom GmbH nell’arco di qualsiasi periodo di dodici (12) mesi, a qualsiasi titolo, è limitata al 100% dell’importo netto effettivamente pagato dal Cliente a routine.solutions nei dodici (12) mesi precedenti l’evento dannoso.

10.4 Esclusione di danni indiretti. Nella misura consentita dalla legge, è esclusa qualsiasi responsabilità per lucro cessante, perdita di profitti, interruzione di attività, perdita di opportunità commerciali o danni indiretti.

10.5 Perdita di dati. La responsabilità per perdita di dati è limitata alle spese tipiche di ripristino che sarebbero state necessarie qualora il Cliente avesse eseguito regolari backup secondo lo stato dell’arte.

10.6 Forza maggiore. Nessuna parte risponde di ritardi o inadempimenti dovuti a cause di forza maggiore o eventi al di fuori del proprio ragionevole controllo.

11. Riservatezza

11.1 Ciascuna parte si impegna a mantenere strettamente riservate tutte le informazioni tecniche, commerciali e operative scambiate nell’ambito del rapporto contrattuale e a non divulgarle a terzi non autorizzati.

11.2 routine.solutions non utilizzerà il nome o il logo del Cliente come referenza pubblica senza previo consenso espresso in forma testuale.

12. Durata, Risoluzione e Chiusura

12.1 Il contratto decorre dalla data indicata nella conferma d’ordine e ha la durata concordata. Se non è prevista una durata fissa, si intende a tempo indeterminato.

12.2 I contratti a tempo indeterminato possono essere risolti ordinariamente da entrambe le parti con un preavviso di tre (3) mesi alla fine di un trimestre solare.

12.3 Resta salvo il diritto di recesso straordinario per giusta causa (§ 314 BGB) in caso di grave inadempimento non sanato entro 14 giorni dalla relativa contestazione.

13. Legge Applicabile, Foro Competente e Clausole Finali

13.1 Legge applicabile. I presenti Termini e tutti i rapporti contrattuali tra le parti sono regolati esclusivamente dalla legge della Repubblica Federale di Germania, con espressa esclusione della Convenzione delle Nazioni Unite sui contratti di vendita internazionale di beni (CISG).

13.2 Foro competente esclusivo. Il foro competente esclusivo per qualsiasi controversia derivante da o connessa al contratto è il tribunale territorialmente competente per la sede di YAR Axiom GmbH a Geretsried, Germania (Pretura di Wolfratshausen / Tribunale di Monaco di Baviera II), qualora il Cliente sia un imprenditore (Kaufmann), una persona giuridica di diritto pubblico o non abbia una residenza o sede legale in Germania.

13.3 Clausola di salvaguardia. L’eventuale nullità o inefficacia di una disposizione non pregiudica la validità delle restanti clausole.

Per informazioni sulle presenti Condizioni: hello@routine.solutions.