Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie routine.solutions personenbezogene Daten erhebt, nutzt, speichert und schützt, wenn Besucher die Website nutzen, ein Kontakt- oder Anmeldeformular absenden oder wenn Kunden das Portal und verbundene Dienste verwenden.

Verantwortlicher

routine.solutions ist für die auf dieser Website beschriebenen Verarbeitungen verantwortlich, sofern in einer individuellen Kundenvereinbarung nichts anderes festgelegt ist.

Welche Daten wir verarbeiten

• Zugriffsdaten der Website wie IP-Adresse, Browserinformationen, Datum/Uhrzeit und angeforderte URLs.
• Angaben aus Formularen, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Unternehmensname und Freitextnachrichten.
• Konto- und Portaldaten von Kunden wie Login-Daten, zugewiesene Services, Sprachpräferenz und Portalaktivitäten.
• Dateien oder Nachrichten, die Kunden im Portal hochladen, einschließlich Reporting-ZIP-Dateien und aufgabenbezogener Anhänge.
• Zugangsdaten verbundener Dienste, die Kunden für die Aufgabenausführung bereitstellen. Diese werden serverseitig verschlüsselt gespeichert und nur für die konkret autorisierte Aufgabe entschlüsselt.

Zwecke der Verarbeitung

• Beantwortung von Anfragen und Prüfung von Registrierungswünschen.
• Einrichtung und Verwaltung von Kundenkonten sowie Erbringung der vereinbarten Leistungen.
• Betrieb des Portals, Ausführung von Aufgaben, Bereitstellung von Ergebnissen und Support.
• Absicherung der Website und Verhinderung von Missbrauch.
• Erfüllung gesetzlicher, buchhalterischer und dokumentationsbezogener Pflichten.

Rechtsgrundlagen

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Verarbeitung typischerweise auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen wie Sicherheit und Servicebetrieb sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern ausdrücklich eine Einwilligung eingeholt wird.

Empfänger und Dienstleister

Daten können von Hosting-, E-Mail-, Messaging-, Automatisierungs-, Sicherheits- oder Infrastrukturdienstleistern verarbeitet werden, die routine.solutions beim Betrieb der Website und der Services unterstützen. Der Zugriff ist auf das für den jeweiligen Zweck Erforderliche beschränkt.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck, die Vertragsbeziehung, die Supporthistorie oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Geschützte Uploads und Portalunterlagen können während einer aktiven Kundenbeziehung und für einen angemessenen Nachlauf verfügbar bleiben, sofern keine gesetzlichen Löschhindernisse bestehen.

Ihre Rechte

Je nach anwendbarem Recht haben Sie insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an hello@routine.solutions.

Sicherheit

routine.solutions setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein, darunter Zugriffskontrollen und Verschlüsselung für gespeicherte Kundenzugangsdaten. Eine absolut sichere Übertragung oder Speicherung im Internet kann jedoch nicht garantiert werden.

Änderungen

Diese Erklärung kann aktualisiert werden, wenn sich der Service, rechtliche Anforderungen oder Verarbeitungspraxen ändern. Maßgeblich ist die jeweils aktuell auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.