Stand: Oktober 2026. Dies ist die maßgebliche Fassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen der routine.solutions / YAR Axiom GmbH für den deutschen Sprachraum.

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“, „Bedingungen“) regeln das Vertragsverhältnis zwischen der YAR Axiom GmbH („routine.solutions“, „Anbieter“, „wir“, „uns“) und ihren Geschäftskunden („Kunde“, „Sie“) bezüglich der Nutzung der Plattform routine.solutions, maßgeschneiderter KI-Automatisierungsagenten, Orchestrierungspipelines und verbundener Dienstleistungen. Sie sind zusammen mit dem gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO zu lesen, der zwingender Bestandteil jedes Kundenvertrags ist.

1. Geltungsbereich, Anbieterangaben und B2B-Ausschließlichkeit

1.1 Angaben zum Diensteanbieter. Der Service wird betrieben von:

YAR Axiom GmbH
Siedlungsstr. 5, 82538 Geretsried, Deutschland
Handelsregister: Amtsgericht München, HRB 264120
Sitz der Gesellschaft: Geretsried
Geschäftsführerin: Dr. Mahya Karbalaii
Umsatzsteuer-ID (USt-IdNr.): DE341239675 | Steuernummer: 139/137/30660
Kontakt: hello@routine.solutions

1.2 Ausschließlich Geschäftskunden (B2B). Das Angebot und die Plattform richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB werden ausdrücklich nicht geschlossen. Mit der Registrierung, Beauftragung oder Nutzung bestätigt der Kunde verbindlich, dass er ausschließlich in Ausübung seiner gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

1.3 Vertragsbestandteile und Rangfolge. Das Vertragsverhältnis besteht aus (a) der individuellen Leistungsvereinbarung oder Auftragsbestätigung, (b) diesen AGB, (c) dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO und (d) der Onboarding-Konfigurationsvorlage. Im Falle von Widersprüchen geht die individuelle Leistungsvereinbarung vor, gefolgt vom AVV für datenschutzrechtliche Belange, danach diesen AGB.

1.4 Ausschluss von Kundenbedingungen. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung und werden hiermit ausdrücklich zurückgewiesen, selbst wenn routine.solutions in Kenntnis entgegenstehender Bedingungen Leistungen vorbehaltlos erbringt, es sei denn, ihrer Geltung wurde ausdrücklich in Textform zugestimmt.

1.5 Sprachfassungen. Diese Bedingungen können in deutscher, englischer und italienischer Sprache bereitgestellt werden. Bei Auslegungsfragen oder Widersprüchen zwischen Übersetzungen ist die englische Originalfassung maßgeblich, sofern nicht zwingendes Recht entgegensteht.

2. Begriffsbestimmungen

• Plattform: Die von routine.solutions betriebene Webanwendung, das Kundenportal, Schnittstellen (APIs), Telegram-Bots, Orchestrierungspipelines und Serverinfrastrukturen, über welche der Kunde seine Agenten konfiguriert, auslöst und steuert.
• Agent: Ein von routine.solutions konzipierter, entwickelter und betriebener kundenspezifischer KI-Software-Agent, der Aufgaben im Auftrag des Kunden und ggf. über Kundensysteme automatisiert ausführt.
• Aufgabe (Task): Eine konkrete automatisierte Tätigkeit, die vom Kunden über Portal, Nachricht oder Systemtrigger initiiert wird (z. B. E-Mail-Entwürfe, Dokumentenverarbeitung, Datenextraktion, Berichtserstellung).
• Bestätigung (Confirmation): Die ausdrückliche Freigabe oder Genehmigung einer vorgeschlagenen Handlung durch eine autorisierte Person des Kunden vor deren technischer Ausführung.
• Kundensysteme: Eigene oder vom Kunden lizenzierte Drittsysteme, Postfächer, Cloud-Dienste, Software oder APIs (z. B. IONOS-Mailboxen, Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme), auf die der Agent Zugriff erhält.
• Gemeinsamer Speicher & Arbeitsbereiche: Von routine.solutions für den Kunden bereitgestellte, isolierte Speicher- und Dateibereiche für Eingabedaten, Anhänge und Ergebnisse.
• Bestätigungsnachweis (Confirmation Audit Trail): Die revisionssichere, unveränderliche Protokollierung aller Bestätigungsanfragen und zugehöriger Kundenfreigaben.

3. Leistungsbeschreibung und Betriebsrahmen

3.1 Maßgeschneiderte Agenten-Automatisierung. routine.solutions entwickelt, hostet und betreibt KI-Automatisierungsagenten, die individuell auf die Geschäftsprozesse des Kunden zugeschnitten sind. Agenten unterstützen den Geschäftsbetrieb durch strukturierte Datenverarbeitung, Textgenerierung, Systemintegration und Vorbereitung von Geschäftsvorgängen.

3.2 Keine professionelle Fachberatung. Agenten und Plattformergebnisse sind automatisierte technologische Hilfsmittel. Sie erbringen unter keinen Umständen Rechts-, Steuer-, Anlage-, Finanz-, Buchhaltungs- oder sonstige regulierte Fachberatung. Der Kunde ist verpflichtet, alle generierten Ergebnisse vor geschäftlicher oder rechtlicher Verwendung eigenverantwortlich auf Richtigkeit und Gesetzeskonformität zu prüfen.

3.3 Verfügbarkeit & Wartung. routine.solutions bemüht sich um eine hohe Systemverfügbarkeit, übernimmt jedoch keine Garantie für unterbrechungsfreien oder fehlerfreien Betrieb. Planmäßige Wartungsfenster oder dringende Sicherheitsaktualisierungen können zu temporären Unterbrechungen führen. Ausfälle von Drittanbieter-Schnittstellen oder Netzwerkinfrastrukturen außerhalb unseres Einflussbereichs stellen keine Pflichtverletzung dar.

4. Bestätigungsmodell und abgestufte Autonomie

4.1 Grundsatz der menschlichen Freigabe (Human-in-the-Loop). Zum Schutz des Kunden arbeiten Agenten standardmäßig unter einem strikten Bestätigungsmodell. Vor jeder nach außen wirkenden, unwiderruflichen, finanziellen oder rechtlich erheblichen Handlung (z. B. E-Mail-Versand, Buchungsänderung, Dokumentenfreigabe) legt der Agent dem Kunden einen Entwurf zur Bestätigung vor.

4.2 Verbindlichkeit der Bestätigung. Eine durch eine autorisierte Person über Portal, Telegram oder API erteilte Bestätigung gilt als verbindliche Handlungsanweisung an routine.solutions und entfaltet dieselbe Bindungswirkung wie eine schriftliche Weisung.

4.3 Haftungsausschluss für bestätigte Handlungen. Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die Prüfung von Inhalt, Richtigkeit, Tonalität und Rechtmäßigkeit vorgeschlagener Handlungen vor Erteilung der Bestätigung. Für Schäden aus Handlungen, die auf Basis einer ausdrücklichen Freigabe des Kunden ausgeführt wurden, ist die Haftung von routine.solutions ausgeschlossen, es sei denn, routine.solutions hat die Weisung vorsätzlich oder grob fahrlässig fehlerhaft umgesetzt.

4.4 Abgestufte Autonomie. Nach einer Kalibrierungsphase können für definierte, risikoarme Routineaufgaben im gegenseitigen Einvernehmen erweiterte Autonomiestufen vereinbart werden (Ausführung ohne per-Task-Freigabe). Der Kunde kann autonome Berechtigungen jederzeit über das Portal oder in Textform anpassen oder widerrufen.

4.5 Bestätigungsnachweis. Sämtliche Bestätigungsanfragen und Kundenantworten werden samt Zeitstempel, Benutzer-ID und Übertragungskanal unveränderlich im Bestätigungsnachweis gespeichert.

5. KI-spezifische Besonderheiten und Einschränkungen

5.1 Probabilistische Funktionsweise generativer KI. Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass Agenten hochmoderne Sprachmodelle und KI-Systeme von spezialisierten Drittanbietern (insb. Anthropic PBC) nutzen. Generative KI agiert wahrscheinlichkeitsbasiert. Trotz systematischer Sicherheitsvorgaben und Validierungsmechanismen können KI-Ergebnisse Fehler, Ungenauigkeiten, Auslassungen oder Fehlinterpretationen („Halluzinationen“) enthalten.

5.2 Prüfpflicht des Kunden. Der Kunde ist verpflichtet, alle maschinell erzeugten Daten, Texte, Kalkulationen und Entwürfe vor Weiterleitung oder geschäftlicher Nutzung kritisch zu kontrollieren.

5.3 Sprachnachrichten & Transkription. Bei Kommunikation via Sprachnachrichten (z. B. Telegram) erfolgt eine automatisierte Transkription. Maßgeblich für Handlungsanweisungen ist ausschließlich das rückbestätigte Texttranskript. Die Audiodatei wird nach Transkription unverzüglich gelöscht.

6. Pflichten des Kunden, Zugangsdaten und Freistellung

6.1 Mitwirkung & Bereitstellung. Der Kunde stellt vollständige, richtige und aktuelle Geschäftsinformationen, Dokumente und Vorlagen bereit, die für die Konfiguration und Aufgabenausführung der Agenten erforderlich sind.

6.2 Autorisierte Personen. Der Kunde benennt namentlich zur Erteilung von Freigaben berechtigte Personen und hält diese Liste stets aktuell.

6.3 Sicherheit von Zugangsdaten. Der Kunde hinterlegt Zugangsdaten für verbundene Kundensysteme über das verschlüsselte Portal. Der Kunde sichert zu, zur Weitergabe der Zugangsdaten an routine.solutions berechtigt zu sein. Im Falle einer vermuteten Kompromittierung hat der Kunde routine.solutions unverzüglich in Textform zu informieren und die Zugangsdaten zu ändern.

6.4 Rechtskonformität & Garantien. Der Kunde garantiert, dass alle bereitgestellten Daten, Dokumente und Inhalte rechtmäßig erhoben wurden, nicht gegen Urheber-, Geschäftsgeheimnis-, Wettbewerbs- oder Datenschutzgesetze verstoßen und alle erforderlichen Einwilligungen und Rechtsgrundlagen vorliegen.

6.5 Unzulässige Nutzung. Die Plattform darf nicht für rechtswidrige, betrügerische oder schädigende Zwecke, zum Reverse-Engineering der Prompt-Architektur oder für unbefugte Zugriffe auf fremde Systeme oder Kundeninstanzen genutzt werden.

6.6 Freistellung (Indemnification). Der Kunde stellt die YAR Axiom GmbH, deren Organe und Erfüllungsgehilfen in vollem Umfang von allen Ansprüchen Dritter, behördlichen Bußgeldern, Schäden, Verlusten und Aufwendungen (einschließlich angemessener Anwalts- und Gerichtskosten) frei, die aus (a) einer Verletzung von Kundenpflichten oder Garantien, (b) rechtswidrigen Kundendaten oder -dokumenten, (c) Handlungen infolge ausdrücklicher Kundenbestätigung oder (d) rechtswidrigen Agentenweisungen des Kunden resultieren.

7. Datenschutz, Sicherheit und Unterauftragsverarbeiter

7.1 Auftragsverarbeitung (AVV). Soweit routine.solutions personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, fungiert routine.solutions als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO und der Kunde als Verantwortlicher. Die Parteien schließen vor Beginn der Verarbeitung einen gesonderten AVV.

7.2 Ausschluss von Modell-Training. Kundendaten werden unter keinen Umständen für das Training öffentlicher Basis-KI-Modelle oder Modelle anderer Kunden verwendet. Verträge mit KI-Modellanbietern (wie Anthropic) schließen das Training mit Kundendaten über APIs ausdrücklich aus.

7.3 Verschlüsselter Tresor. Kundenzugangsdaten werden mit modernen kryptografischen Verfahren (libsodium secretbox / AES-256) verschlüsselt gespeichert und nur zur unmittelbaren Ausführung autorisierter Aufgaben im flüchtigen Speicher gehalten.

7.4 Unterauftragsverarbeiter & Hosting. routine.solutions setzt sorgfältig geprüfte Dienstleister für Hosting, Netzwerksicherheit und KI-Inferenz ein (insb. Cloudflare, Anthropic, europäische Rechenzentren). Verarbeitungen außerhalb der EU/des EWR werden durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgesichert.

7.5 Aufbewahrungsfristen:

• Bestätigungsnachweis: Aufbewahrung für die Vertragslaufzeit plus drei (3) Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres der Bestätigung (§ 195 BGB) zu Beweiszwecken gem. Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.
• Interaktionsprotokolle: Vertragslaufzeit plus 12 Monate, danach Löschung oder Anonymisierung.
• Zugangsdaten: Unverzügliche und endgültige Löschung aus dem Tresor bei Kontotrennung oder Vertragsende.
• Gemeinsame Dateien: 30 Tage Exportfrist nach Vertragsende, danach vollständige Bereinigung.

8. Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte

8.1 Eigentum des Anbieters (Provider IP). Die YAR Axiom GmbH bleibt alleinige Inhaberin sämtlicher Rechte (Urheberrechte, Patente, Geschäftsgeheimnisse, Quellcode, Prompt-Architektur, Agent-Frameworks, Dokumentation und Know-how) an der Plattform und den zugrundeliegenden Technologien. Es werden keine Eigentumsrechte an den Kunden übertragen.

8.2 Eigentum des Kunden. Der Kunde behält alle Eigentums- und Verwertungsrechte an seinen eigenen geschäftlichen Daten, Inhalten und Dokumenten („Kundendaten“).

8.3 Nutzungsrechte des Kunden. Bei vollständiger Zahlung der vereinbarten Vergütung erhält der Kunde das einfache, nicht übertragbare, nicht unterlizenzierbare Recht, die Plattform und die durch die konfigurierten Agenten erzeugten Arbeitsergebnisse für eigene interne Geschäftszwecke während der Vertragslaufzeit zu nutzen.

9. Vergütung, Zahlungsbedingungen und Sperrung

9.1 Vergütung. Der Kunde zahlt die in der Auftragsbestätigung vereinbarten Einrichtungs-, Abonnement- und Nutzungsgebühren.

9.2 Zahlungsbedingungen. Alle Preise verstehen sich rein netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Rechnungen sind innerhalb von 14 Kalendertagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig.

9.3 Verzug & Leistungssperre. Bei Zahlungsverzug (§ 286 BGB) fallen gesetzliche Verzugszinsen (§ 288 BGB) an. Nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Fristsetzung ist routine.solutions berechtigt, den Plattformzugang vorübergehend zu sperren, Agentenausführungen zu pausieren und Leistungen bis zum vollständigen Zahlungsausgleich zurückzubehalten.

10. Haftungsbeschränkung

10.1 Unbeschränkte Haftung. routine.solutions haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen unbeschränkt für: (a) vorsätzliches oder grob fahrlässiges Handeln; (b) schuldhafte Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit; (c) Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz; sowie (d) bei ausdrücklicher Übernahme einer Garantie.

10.2 Leichte Fahrlässigkeit (Kardinalpflichten). Bei einfacher bzw. leichter Fahrlässigkeit haftet routine.solutions nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) — d. h. einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesen Fällen ist die Haftung der Höhe nach auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

10.3 Haftungshöchstgrenze (Liability Cap). Vorbehaltlich der Ziffer 10.1 ist die Gesamthaftung der YAR Axiom GmbH aus oder im Zusammenhang mit dem Vertrag in einem Zeitraum von zwölf (12) Monaten, gleich aus welchem Rechtsgrund, auf 100 % der vom Kunden in den letzten zwölf (12) Monaten vor Eintritt des Schadensereignisses tatsächlich gezahlten Nettovergütung begrenzt.

10.4 Ausschluss mittelbarer Schäden. Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung für entgangenen Gewinn, Betriebsunterbrechungen, ausgebliebene Einsparungen, mittelbare Schäden und reine Vermögensfolgeschäden ausgeschlossen.

10.5 Datenverlust. Bei Datenverlust haftet routine.solutions nur für den typischen Wiederherstellungsaufwand, der bei ordnungsgemäßer, regelmäßiger und dem Stand der Technik entsprechender Datensicherung durch den Kunden angefallen wäre.

10.6 Höhere Gewalt. Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Ausfälle, die auf unvorhersehbaren Ereignissen höherer Gewalt beruhen (z. B. Naturkatastrophen, Cyberangriffe, Stromausfälle, Krieg, behördliche Eingriffe).

11. Vertraulichkeit

11.1 Die Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses ausgetauschten nicht-öffentlichen geschäftlichen, technischen und finanziellen Informationen streng vertraulich zu behandeln und ausschließlich zur Vertragserfüllung zu verwenden.

11.2 Referenznennung. routine.solutions wird den Kunden nicht ohne dessen vorherige Zustimmung in Textform öffentlich als Referenzkunden benennen.

12. Laufzeit und Kündigung

12.1 Der Vertrag tritt mit der Annahme des Angebots in Kraft und läuft für die individuell vereinbarte Laufzeit. Ist keine feste Laufzeit vereinbart, gilt der Vertrag auf unbestimmte Zeit.

12.2 Unbefristete Verträge können von beiden Parteien mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Ende eines Kalendervierteljahres in Textform ordentlich gekündigt werden.

12.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (§ 314 BGB) bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine Partei wesentliche Vertragspflichten trotz Abmahnung mit 14-tägiger Fristsetzung nicht behebt.

13. Schlussbestimmungen, Anwendbares Recht und Gerichtsstand

13.1 Anwendbares Recht. Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und kollisionsrechtlicher Bestimmungen.

13.2 Ausschließlicher Gerichtsstand. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist der Sitz der YAR Axiom GmbH in Geretsried, Deutschland (Amtsgericht Wolfratshausen / Landgericht München II / München), sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat.

13.3 Salvatorische Klausel. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien verpflichten sich, anstelle der unwirksamen Bestimmung eine wirksame Regelung zu vereinbaren, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

Bei Fragen zu diesen Bedingungen kontaktieren Sie uns unter: hello@routine.solutions.