Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Website routine.solutions, bei der Übermittlung von Formularen sowie bei der Inanspruchnahme unseres Kundenportals und unserer KI-Automatisierungsdienste. Wir verarbeiten personenbezogene Daten streng nach den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

YAR Axiom GmbH
Siedlungsstr. 5
82538 Geretsried
Deutschland
Handelsregister: Amtsgericht München, HRB 264120
Geschäftsführerin: Dr. Mahya Karbalaii
E-Mail: hello@routine.solutions
Website: https://routine.solutions

2. Allgemeine Grundsätze, Rechtsgrundlagen und Datensicherheit

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn eine gesetzliche Rechtsgrundlage dies gestattet. Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützt sich die Verarbeitung auf:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Sofern Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung für bestimmte Vorgänge erteilt haben (z. B. freiwillige Cookie-Einstellungen).
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung & vorvertragliche Maßnahmen): Zur Beantwortung von Anfragen, Durchführung des Onboardings, Bereitstellung von Kundenkonten und Ausführung der vertraglich vereinbarten KI-Automatisierungsleistungen.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Gesetzliche Verpflichtung): Soweit wir handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigte Interessen): Zur Gewährleistung der technischen Stabilität, IT-Sicherheit, Betrugsprävention und Optimierung unseres Angebots.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs): Wir setzen durchgehende TLS/HTTPS-Verschlüsselung, strikte Zugriffskontrollen, Firewall-Systeme sowie kryptografische Secretbox-Verschlüsselung (libsodium / AES-256) für gespeicherte Kundenzugangsdaten ein.

3. Datenerfassung auf unserer Website

3.1 Server-Logdateien & Hosting

Beim Aufruf unserer Website erfassen unsere Server und das Content Delivery Network (Cloudflare) automatisch technische Verbindungsdaten, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Zeitzonendifferenz, abgerufene Seite/Datei, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer-URL sowie Browsertyp und Betriebssystem. Die Verarbeitung ist zur Auslieferung der Website, zur Sicherstellung der Netzwerksicherheit und zur Abwehr von Cyberangriffen erforderlich (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logdaten werden nach maximal 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

3.2 Kontakt- und Registrierungsformulare

Wenn Sie uns über Kontakt- oder Registrierungsformulare kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmensname, Teamgröße, Standort und Nachrichtentext) ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens und zur Anbahnung der Geschäftsbeziehung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

4. Kundenportal, Aufgabenausführung und Agenten-Workflows

Für registrierte Unternehmenskunden finden im Rahmen der Leistungserbringung ergänzende Verarbeitungen statt:

Kundenkonten: Speicherung von Zugangsdaten, Unternehmensnamen, freigeschalteten Services, Sprachpräferenzen und Portalaktivitäten zur Kontoführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Verschlüsselter Zugangsdatentresor: Für automatisierte Aufgaben (z. B. Postfach-Bearbeitung) hinterlegt der Kunde Zugangsdaten über das Portal. Diese werden serverseitig stark verschlüsselt gespeichert und nur während der Aufgabenausführung flüchtig entschlüsselt.
Auftragsverarbeitung (AVV): Soweit Agenten Geschäftsdaten, E-Mails oder Dokumente im Auftrag des Kunden verarbeiten, agiert routine.solutions als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Der Abschluss eines AVV ist obligatorischer Vertragsbestandteil.
Telegram-Bot & Benachrichtigungen: Bei Nutzung des Telegram-Bots verarbeiten wir die Chat-ID zur Übermittlung von Status- und Freigabenachrichten. Sprachnachrichten werden automatisiert transkribiert; die Audiodatei wird nach Transkription sofort gelöscht.
Bestätigungsnachweis: Erteilte Freigaben werden zu Beweiszwecken unveränderlich mit Zeitstempel und Benutzerkennung protokolliert (Aufbewahrung für Vertragslaufzeit plus 3 Jahre nach § 195 BGB).

5. Cookies, Local Storage und Cookie-Einstellungen

Unsere Website verwendet Cookies und lokale Browserspeicher (Local Storage). Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert.

5.1 Technisch notwendige Cookies & Speicherungen

Diese Elemente sind für den fehlerfreien Betrieb, die Sicherheit und die Mehrsprachigkeit zwingend erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO:

rco_language (Cookie): Speichert Ihre Sprachauswahl (Deutsch, Englisch, Italienisch). Speicherdauer: 365 Tage.
rco_cookie_consent_v1 (Local Storage & Cookie): Speichert Ihre getroffene Entscheidung im Cookie-Banner, damit der Banner nicht wiederholt erscheint. Speicherdauer: 365 Tage.
wordpress_logged_in_* / wordpress_sec_* (Session-Cookies): Erforderlich zur sicheren Authentifizierung angemeldeter Kunden im Portal. Speicherdauer: Sitzung / 14 Tage.

5.2 Kein invasives Drittanbieter-Tracking

Wir setzen keine invasiven Werbenetzwerke, Tracking-Pixel oder verhaltensbasierte Profiling-Cookies ein. Etwaige optionale Analyse- oder Performance-Funktionen werden ausschließlich nach vorheriger ausdrücklicher Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) aktiviert.

5.3 Cookie-Einstellungen verwalten

Sie können Ihre Einstellungen jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich unserer Website einsehen und anpassen oder Cookies in Ihren Browsereinstellungen löschen.

6. Unterauftragsverarbeiter und Drittanbieter

Wir binden sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein:

Cloudflare Inc. (USA / EU): Content Delivery Network, SSL-Verschlüsselung, DDoS-Schutz. Abgesichert über EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).
Anthropic PBC (USA): Bereitstellung von LLM-Modellen für die Agenten-Inferenz. Gemäß Unternehmensvereinbarung speichert Anthropic keine API-Eingabedaten dauerhaft und nutzt Kundendaten nicht zum Trainieren von KI-Modellen. Absicherung über EU-Standardvertragsklauseln.
Telegram FZ-LLC: Ausschließlich bei freiwilliger Verknüpfung des Telegram-Bots für Benachrichtigungen.
Europäische Hosting-Partner: Server und Datenbanken befinden sich in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union.

7. Speicherdauer und Datenlöschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Erhebung entfällt oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. 6 bis 10 Jahre nach § 147 AO, § 257 HGB) abgelaufen sind:

Allgemeine Kontaktanfragen: Löschung nach 6 Monaten.
Portal- und Interaktionsprotokolle: Vertragslaufzeit plus 12 Monate.
Bestätigungsnachweis: Vertragslaufzeit plus 3 Jahre (§ 195 BGB).
Verschlüsselte Zugangsdaten: Unverzügliche und vollständige Löschung bei Kontotrennung oder Vertragsende.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Recht auf Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten („Recht auf Vergessenwerden“).
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Recht auf Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Recht auf jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: hello@routine.solutions.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Gemäß Art. 77 DSGVO haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die für die YAR Axiom GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland
Website: https://www.lda.bayern.de

10. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Erklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder technische Abläufe anzupassen. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.