Stand: 16. Juli 2026. Dies ist eine deutsche Übersetzung der englischen Vertragsbedingungen. Bei Abweichungen ist die englische Fassung maßgeblich, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes schriftlich vereinbart wurde.

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („Bedingungen“) regeln die Nutzung der Plattform routine.solutions und der darauf entwickelten und betriebenen KI-Automatisierungsagenten. Sie sind zusammen mit dem gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag zu lesen, der zwingender Bestandteil jedes Kundenvertrags ist.

1. Geltungsbereich und Vertragsparteien

1.1 Diese Bedingungen regeln das Vertragsverhältnis zwischen routine.solutions, einem Geschäftsbereich der Serai.Global GmbH, Siedlungsstr. 5, 82538 Gelting-Geretsried, eingetragen im Handelsregister B des Amtsgerichts München unter HRB 264120 (Steuernummer 139/137/30660, USt-IdNr. DE341239675), vertreten durch die Geschäftsführerin Dr. Mahya (Rayhane) Karbalaii („wir“, „uns“, „routine.solutions“, „Anbieter“), und dem Geschäftskunden, der routine.solutions mit der Entwicklung und dem Betrieb eines oder mehrerer maßgeschneiderter KI-Automatisierungsagenten beauftragt („Kunde“, „Sie“).

1.2 Ausschließlich Geschäftskunden. Der Service richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB und nicht an Verbraucher im Sinne des § 13 BGB. Mit der Registrierung oder Nutzung bestätigt der Kunde, in Ausübung seiner gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit zu handeln.

1.3 Begriffe.

• Plattform: Webportal, Telegram-Bot sowie die von routine.solutions betriebene Software und Infrastruktur.
• Agent: ein kundenspezifischer Software-Agent, der im Auftrag des Kunden Aufgaben ausführt und dabei auf Kundensysteme zugreifen kann.
• Aufgabe: eine vom Kunden eingereichte oder durch eine eingehende Nachricht ausgelöste konkrete Tätigkeit, etwa das Erstellen eines Antwortentwurfs, die Verarbeitung eines Dokuments oder die Aktualisierung eines Datensatzes.
• Bestätigung: die ausdrückliche Freigabe einer vom Agenten vorgeschlagenen Handlung durch den Kunden gemäß Abschnitt 4.
• Kundensysteme: Konten, Postfächer, Software oder Dienste des Kunden, auf die er einem Agenten Zugriff gewährt.
• Gemeinsamer Speicher: der für den Kunden gemäß Abschnitt 8 bereitgestellte Cloud-Speicher.
• Interaktionsprotokoll: die interne Aufzeichnung gemäß Abschnitt 9.
• Bestätigungsnachweis: die geschützte Aufzeichnung gemäß den Abschnitten 4.4 und 6.6.

1.4 Das Vertragsverhältnis besteht aus der individuellen Leistungsvereinbarung oder Auftragsbestätigung, diesen Bedingungen, dem Auftragsverarbeitungsvertrag und der mit dem Kunden ausgefüllten Onboarding-Kontextvorlage. Bei Widersprüchen hat die individuelle Leistungsvereinbarung Vorrang, danach diese Bedingungen, sofern nicht in Textform etwas anderes vereinbart wurde.

1.5 Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn wir ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt haben.

1.6 Bei Abweichungen zwischen dieser Übersetzung und der englischen Fassung ist die englische Fassung maßgeblich, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde.

2. Leistungsbeschreibung und Verfügbarkeit

2.1 routine.solutions konzipiert, entwickelt und betreibt Agenten, die an die Geschäftsprozesse des jeweiligen Kunden angepasst sind. Je nach Konfiguration können Agenten Mitteilungen entwerfen oder versenden, Geschäftsdokumente lesen und verarbeiten, mit Kundensystemen interagieren sowie Dateien im gemeinsamen Speicher ablegen und abrufen.

2.2 Agenten erbringen keine Rechts-, Steuer-, Finanz- oder sonstige regulierte Fachberatung. Ihre Ergebnisse ersetzen weder die Prüfung und Beurteilung durch den Kunden noch dessen professionelle Berater.

2.3 Bestätigungsmodell und abgestufte Autonomie. Zu Beginn fordert ein Agent vor jeder nach außen wirkenden oder sonst wesentlichen Handlung eine Bestätigung an. Nach einer Kalibrierungsphase können klar definierte Aufgabenkategorien im gegenseitigen Einvernehmen mit größerer Autonomie ausgeführt werden. Der jeweils geltende Autonomiegrad wird in der Onboarding-Vorlage und im Dashboard dokumentiert.

2.4 Agenten sind so ausgelegt, dass sie keine Tatsachen, Zahlen, Preise oder Zusagen erfinden. Fehlen notwendige Informationen, sollen sie den Kunden fragen, statt Annahmen zu treffen. Dies ist ein Entwicklungsziel, keine Garantie.

2.5 Wir streben eine hohe Verfügbarkeit an, garantieren jedoch keinen ununterbrochenen oder fehlerfreien Betrieb. Wartungs- und Testfenster werden, soweit praktikabel, vorab über die Plattform angekündigt.

2.6 Der Service ist von Drittanbietern abhängig. Für deren Ausfall, Einstellung oder Einschränkung außerhalb unseres Einflussbereichs haften wir nur nach Maßgabe von Abschnitt 11.

3. Pflichten des Kunden

3.1 Der Kunde stellt vollständige, richtige und aktuelle Informationen und Unterlagen bereit, die der Agent zur Ausführung seiner Aufgaben benötigt, und aktualisiert sie unverzüglich bei Änderungen.

3.2 Der Kunde beantwortet Bestätigungs-, Dokumenten- und sonstige Anfragen innerhalb der beim Onboarding vereinbarten Zeitfenster. Für Verzögerungen oder die Nichtausführung einer Aufgabe infolge verspäteter oder fehlender Antworten sind wir nicht verantwortlich.

3.3 Der Kunde benennt mindestens eine natürliche Person, die verbindliche Bestätigungen und Anweisungen erteilen darf, hält diese Benennung aktuell und verantwortet deren Anweisungen. Ein Widerruf der Berechtigung ist uns unverzüglich in Textform mitzuteilen.

3.4 Der Kunde stellt gültige Zugangsdaten für verbundene Kundensysteme bereit, hält sie aktuell und meldet Änderungen, Widerruf oder Kompromittierung unverzüglich.

3.5 Der Kunde gewährleistet, dass er über alle Rechte und Erlaubnisse verfügt, um uns die bereitgestellten Daten und Dokumente zugänglich zu machen und durch uns und unsere Agenten verarbeiten zu lassen. Dies umfasst personenbezogene Daten seiner Kunden, Beschäftigten oder Geschäftspartner. Der Kunde stellt uns von Ansprüchen Dritter aus einer Verletzung dieser Gewährleistung frei, soweit der Anspruch nicht auf unserer eigenen Rechtsverletzung beruht.

3.6 Der Service darf nicht für rechtswidrige, betrügerische oder irreführende Handlungen, zur Umgehung des vereinbarten Bestätigungsmodells oder für unbefugte Zugriffe auf Plattform, Daten anderer Kunden oder unsere Infrastruktur verwendet werden.

4. Autorisierung und Bestätigungen

4.1 Eine über den Portal-Chat oder Telegram durch eine autorisierte Person erteilte Bestätigung ist eine verbindliche Anweisung zur Ausführung der bestätigten Handlung. Wir dürfen darauf vertrauen, solange uns nicht bekannt ist, dass die Person nicht oder nicht mehr berechtigt ist.

4.2 Eine Bestätigung kann als Textnachricht oder als Telegram-Sprachnachricht erfolgen. Sprachnachrichten werden transkribiert und dem Kunden als Text zur Bestätigung zurückgespiegelt. Erst die affirmative Antwort auf diesen Text gilt als Bestätigung; die Audiodatei selbst ist kein Bestätigungsnachweis.

4.3 Eine Bestätigung kann nur vor Ausführung der Handlung durch eine eindeutige Nachricht im selben Kanal widerrufen werden. Für bereits begonnene oder abgeschlossene Handlungen gilt der Widerruf nicht rückwirkend.

4.4 Jede Bestätigungs-, Informations- oder Dokumentenanfrage des Agenten und die zugehörige Kundenantwort werden als geschützter Bestätigungsnachweis getrennt vom gewöhnlichen Interaktionsprotokoll gespeichert.

5. KI-spezifische Einschränkungen

5.1 Agenten nutzen künstliche Intelligenz und Sprachmodelle von Drittanbietern. Ergebnisse sind maschinell erzeugte Unterstützung und können trotz des Prinzips der Nicht-Erfindung Fehler, Auslassungen oder Ungenauigkeiten enthalten.

5.2 Solange eine Aufgabenkategorie dem Bestätigungsmodell unterliegt, prüft der Kunde die vorgeschlagene Handlung vor seiner Bestätigung und verwendet sie erst danach geschäftlich.

5.3 Für Folgen einer ausdrücklich bestätigten Handlung haften wir nur nach dem Haftungsrahmen in Abschnitt 11. Eine Bestätigung schließt Ansprüche wegen Mängeln nicht aus, die für den Kunden bei der Bestätigung vernünftigerweise nicht erkennbar waren.

5.4 Autonome Handlungen werden ohne Einzelbestätigung ausgeführt. Kalibrierung und fortgesetzte Protokollierung sollen deren Fehlerrisiko begrenzen, garantieren jedoch keine fehlerfreie Ausführung.

5.5 Agentenergebnisse stellen keine Rechts-, Steuer-, Finanz- oder sonstige regulierte Fachberatung dar.

5.6 Bei Spracheingaben ist das Transkript die maßgebliche Arbeitsgrundlage. Missverständnisse werden über das Rückbestätigungsverfahren nach Abschnitt 4.2 geklärt.

6. Datenschutz (DSGVO)

6.1 Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeiten, schließen die Parteien vor der Übermittlung solcher Daten einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

6.2 Für personenbezogene Daten, die der Kunde über die Plattform verarbeiten lässt, ist der Kunde Verantwortlicher und wir sind Auftragsverarbeiter. Für eigene Konto- und Abrechnungsdaten handeln die Parteien jeweils als eigenständige Verantwortliche.

6.3 Wir setzen Unterauftragsverarbeiter ein, derzeit insbesondere Anthropic für Sprachmodellverarbeitung, Telegram für den Nachrichtenkanal sowie Cloud- und Infrastrukturanbieter für Hosting und Speicher. Die aktuelle Liste mit Verarbeitungsorten ist Bestandteil der Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag. Änderungen werden nach dem dort festgelegten Verfahren angekündigt.

6.4 Daten werden vorrangig in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum verarbeitet. Für Verarbeitungen außerhalb der EU/des EWR werden geeignete Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO eingesetzt.

6.5 Telegram-Sprachnachrichten werden zur Verarbeitung transkribiert; Audiodateien werden nur so lange gespeichert, wie dies technisch für die Transkription erforderlich ist. Bei Bestätigungen bleiben nur die textliche Rückbestätigung und die Textantwort des Kunden erhalten.

6.6 Aufbewahrung:

• Interaktionsprotokolle: Vertragsdauer zuzüglich zwölf Monate; danach Löschung oder Anonymisierung, soweit keine längere gesetzliche Pflicht besteht.
• Bestätigungsnachweise: Vertragsdauer zuzüglich drei Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der jeweiligen Bestätigung entsprechend der regelmäßigen Verjährungsfrist des § 195 BGB.
• Gemeinsamer Speicher und Kundendokumente: gemäß Abschnitt 8.4.
• Zugangsdaten: solange die jeweilige Verbindung aktiv ist; Löschung gemäß Abschnitt 7.4.

6.7 Wir unterstützen den Kunden bei Betroffenenanfragen und Meldepflichten nach Art. 33–34 DSGVO gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag und informieren ihn unverzüglich über bekannt gewordene Datenschutzverletzungen seiner Daten.

7. Zugangsdaten und Sicherheit

7.1 Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und sind für uns außerhalb der zum Betrieb des Agenten erforderlichen technischen Prozesse nicht im Klartext zugänglich.

7.2 Der Kunde meldet eine vermutete oder bestätigte Kompromittierung verbundener Zugangsdaten unverzüglich in Textform, damit die Verbindung gesperrt werden kann.

7.3 Wir informieren den Kunden unverzüglich über uns bekannt gewordene unbefugte Zugriffe auf seine bei uns gespeicherten Zugangsdaten oder Daten.

7.4 Zugangsdaten werden nach Trennung des jeweiligen Systems oder Vertragsende unverzüglich gelöscht, soweit gesetzlich nichts anderes vorgeschrieben ist.

8. Gemeinsamer Speicher

8.1 Der gemeinsame Speicher dient ausschließlich der Bereitstellung und Bearbeitung von Dateien, die zur Ausführung von Aufgaben benötigt werden.

8.2 Der Kunde darf nur rechtmäßig gespeicherte, servicebezogene Inhalte bereitstellen und keine rechtswidrigen Inhalte oder Schadsoftware hochladen.

8.3 Speicherbereiche sind je Kunde getrennt. Unser Zugriff ist auf den Betrieb der Agenten und erforderlichen Support beschränkt.

8.4 Nach Vertragsende kann der Kunde seine Inhalte 30 Tage lang exportieren. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzliche Pflicht oder Abschnitt 6.6 eine weitere Speicherung erfordert.

9. Interaktionsprotokoll

9.1 Wir führen ein internes Protokoll der Kommunikation zwischen Kunde und Agenten, getrennt vom Bestätigungsnachweis, um die Agenten dieses Kunden fortlaufend zu verbessern.

9.2 Das Protokoll wird standardmäßig nicht im Portal angezeigt. Der Kunde erhält den ihn betreffenden Teil auf schriftliche Anfrage innerhalb angemessener Frist.

9.3 Die Aufbewahrung richtet sich nach Abschnitt 6.6.

10. Vergütung und Zahlung

10.1 Die Vergütung kann aus einer einmaligen Einrichtungsgebühr, einer laufenden Abonnementgebühr und/oder nutzungsabhängigen Gebühren bestehen. Maßgeblich ist die individuelle Leistungsvereinbarung oder Auftragsbestätigung.

10.2 Abonnement- und nutzungsabhängige Gebühren werden monatlich im Voraus, Einrichtungsgebühren bei Vertragsschluss berechnet. Rechnungen sind, sofern nicht anders vereinbart, innerhalb von 14 Tagen netto ohne Abzug fällig.

10.3 Bei Zahlungsverzug können gesetzliche Verzugszinsen nach § 288 BGB verlangt und der Service nach angemessener Nachfrist bis zum vollständigen Ausgleich ausgesetzt werden.

10.4 Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

10.5 Gebühren für eine folgende Vertragsperiode können mit mindestens acht Wochen Vorlauf in Textform angepasst werden. Lehnt der Kunde die Anpassung ab, kann er zum Beginn der betroffenen Periode kündigen.

11. Haftung

11.1 Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit eine Beschränkung gesetzlich unzulässig ist.

11.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur für die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht und begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.

11.3 Vorbehaltlich Abschnitt 11.1 ist unsere Gesamthaftung innerhalb eines Zwölfmonatszeitraums auf die vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis gezahlten Gebühren begrenzt.

11.4 Für bestätigte Handlungen und autonome KI-Ergebnisse gelten ergänzend die Abschnitte 5.3 und 5.4.

11.5 Für Handlungen, Unterlassungen, Ausfälle oder die Sicherheit von Kundensystemen und verbundenen Drittanbieterdiensten haften wir nur, soweit der Schaden auf unserer eigenen Pflichtverletzung beruht.

11.6 Die Haftung für Datenverlust ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand bei ordnungsgemäßer regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden beschränkt, sofern nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen.

11.7 Keine Partei haftet für Leistungsausfälle aufgrund von Umständen außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs, etwa Naturkatastrophen, Krieg, staatliche Maßnahmen oder weitreichende Infrastruktur- und Internetausfälle.

12. Geistiges Eigentum

12.1 Sämtliche Rechte an Plattform, Agenten-Framework, Vorlagen, Werkzeugen sowie allgemeinem Know-how, Methoden und nicht kundenspezifischen Erkenntnissen verbleiben bei uns.

12.2 Der Kunde behält sämtliche Rechte an seinen Daten, Dokumenten und Inhalten. Wir beanspruchen kein Eigentum daran.

12.3 Der Kunde räumt uns für Vertragsdauer und erforderliche Aufbewahrungszeiten ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht ein, Kundendaten ausschließlich zur Erbringung und Verbesserung seines eigenen Services zu verarbeiten. Kundendaten werden weder für andere Kunden noch zum Training von Modellen verwendet, die anderen Kunden bereitgestellt werden.

12.4 Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares Recht, Plattform und Ergebnisse für eigene interne Geschäftszwecke zu nutzen.

13. Vertraulichkeit

13.1 Beide Parteien behandeln nicht öffentliche geschäftliche, technische und finanzielle Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie ausschließlich zur Vertragserfüllung, soweit keine gesetzliche Offenlegungspflicht besteht.

13.2 Nicht vertraulich sind Informationen, die ohne Pflichtverletzung öffentlich bekannt sind, bereits rechtmäßig ohne Geheimhaltungspflicht bekannt waren oder unabhängig entwickelt wurden.

13.3 Ohne vorherige schriftliche Zustimmung nennen wir den Kunden nicht öffentlich als Referenz und verwenden weder Namen noch Logo oder Fallstudie.

14. Laufzeit und Kündigung

14.1 Der Vertrag beginnt zum in der individuellen Leistungsvereinbarung genannten Zeitpunkt und läuft für die dort vereinbarte Dauer; fehlt eine Angabe, läuft er auf unbestimmte Zeit.

14.2 Ein unbefristeter Vertrag kann von jeder Partei mit drei Monaten Frist zum Ende eines Kalenderquartals in Textform ordentlich gekündigt werden.

14.3 Eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund bleibt möglich. Bei behebbaren wesentlichen Pflichtverletzungen ist zuvor grundsätzlich eine Frist von 14 Tagen zur Abhilfe zu setzen.

14.4 Nach Vertragsende werden Zugangsdaten gemäß Abschnitt 7.4 gelöscht, Speicherinhalte gemäß Abschnitt 8.4 behandelt und gesetzlich oder gemäß Abschnitt 6.6 aufzubewahrende Nachweise weiter gespeichert. Bis zum Vertragsende entstandene Gebühren bleiben fällig.

15. Änderungen dieser Bedingungen

15.1 Wir können diese Bedingungen für die Zukunft an Änderungen des Services, rechtliche Anforderungen oder Geschäftspraktiken anpassen. Wesentliche Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor Inkrafttreten in Textform angekündigt.

15.2 Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen in Textform, gelten die Änderungen als angenommen, sofern die Mitteilung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Bei rechtzeitigem Widerspruch gelten für den bestehenden Vertrag die bisherigen Bedingungen fort; jede Partei kann den Vertrag zum vorgesehenen Änderungszeitpunkt aus wichtigem Grund kündigen.

16. Schlussbestimmungen

16.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

16.2 Soweit zulässig, ist ausschließlicher Gerichtsstand das für unseren Sitz in Gelting-Geretsried zuständige Gericht.

16.3 Sollte eine Bestimmung unwirksam oder undurchsetzbar sein, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. Die Parteien ersetzen sie durch eine wirksame Regelung, die ihrem wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommt.

16.4 Soweit keine strengere Form vorgeschrieben ist, erfüllt eine Erklärung in „Textform“ die Anforderungen des § 126b BGB, etwa durch E-Mail, Portalnachricht oder einen vergleichbaren dauerhaften Datenträger.

16.5 Impressum und Datenschutzerklärung werden gesondert veröffentlicht. Sie sind nicht Bestandteil dieses Vertragsdokuments, sollen jedoch zusammen mit ihm gelesen werden.

16.6 Diese Bedingungen bilden zusammen mit der individuellen Leistungsvereinbarung, dem Auftragsverarbeitungsvertrag und der Onboarding-Kontextvorlage die vollständige Vereinbarung über den Service und ersetzen frühere Vereinbarungen zum selben Gegenstand.

Fragen zu diesen Bedingungen richten Sie bitte an hello@routine.solutions.